会議メモを貼るだけで、AIが議事録に整える機能ほか2つを追加しました
マンション管理組合クラウド SAHAI に、理事会の準備や議事録づくりの手間を省く3つの新機能を追加しました。いずれも管理画面とLINEからすぐにお使いいただけます。
新機能
- AIでメモを整える録音の文字起こしや会議中のメモを貼り付けるだけで、AIが報告事項や議案ごとに振り分けて議事録の書き方に整えます。氏名などの個人情報が含まれている場合は送る前にお知らせします。
- AIで議案を一括校正議案の誤字や表記ゆれ、話し言葉をAIがまとめて見直します。修正前後を並べて比べられるので、反映するかどうかを議案ごとに選べます。
- 議事録の下書きをLINEで共有出来上がった下書きをLINEで届けると、役員はスマホで読んでコメントを送れます。直したあとの署名もそのままLINEで進められます。
AIでメモを整える
議事録づくりで特に時間がかかるのは、メモを読み返して議案ごとに分け、書き言葉に直す作業です。「AIでメモを整える」はこの作業をまとめて引き受けます。ICレコーダーやスマホの文字起こしのほか、手書きのメモを打ち込んだものなど形式を問わず貼り付けられます。
使い方
- 会議の画面で「議事録」タブを開き、会議メモの「AIでメモを整える」を押します。
- 文字起こしやメモを貼り付けます。電話番号やメールアドレスは消すまで送れません。「〇〇さん」のような呼び方が見つかった場合は注意が出るので、確かめたうえで進めます。
- 「AIで整える」を押すと、報告事項・議案ごと・その他に振り分けた案が表示されます。今のメモと見比べて「反映する」を押せば会議メモに取り込まれます。理事会では議案ごとの承認・継続審議と賛成の人数も読み取ります。
- 最後に「議事録に仕上げる」を押すと、日時・出席者・議事の経過がそろった議事録の下書きが出来上がります。
レコーダーから出力した文字起こしデータや議事メモを貼り付けると、AIが報告事項や議案ごとに分けて議事録の体裁に整えます。
話者4：札を付けてから1か月、3台は持ち主の方がわかって、引き取ってもらいました。残りの15台は、引き取りの申し出がありませんでした。
話者4：それと、305号室の田中さんから、まだ乗れそうな自転車は残しておけないかというご意見をいただいてます。
話者1：では15台とも処分ということで、賛成の方。……5名です。
第2号議案 駐輪場の放置自転車の処分の件
現在のメモ
AIで整えた内容
承認賛成 5 反対 0
AIで議案を一括校正
議案は理事の方が忙しい合間に書くことが多く、誤字や表記ゆれ（「ＬＥＤ」と「LED」など）、話し言葉が残りがちです。「AIで一括校正」は会議の議案をすべてまとめて読み、配布できる文に直す案を出します。金額や日付などの数字を書き換えた案は、念のため「そのまま」を選んだ状態で表示します。
使い方
- 会議の画面にある議案の欄で「AIで一括校正」を押し、続けて「校正する」を押します。
- 議案ごとに修正前と修正後が並びます。消した字は赤の取り消し線、足した字は緑で示します。
- 議案ごとに「直す」か「そのまま」を選び、「◯件を反映する」を押して議案に反映します。
第1号議案 エントランスと廊下の照明のLED化について
エントランスと共用廊下の照明を、ＬＥＤLEDに交換したいと思いますする。見積りは２2社からとって取り、ＡA社がは４８48万円、B社は52万円（税込み）でしたであった。
議事録の下書きをLINEで共有
議事録は確定する前に出席した役員へ目を通してもらうのが一般的ですが、印刷して回したりメールで送ったりと手間がかかっていました。SAHAI では下書きをLINEで共有でき、役員はスマホで読んでそのままコメントを送れます。届いたコメントは管理画面の議事録の下にまとまるので、直したらそのまま署名のお願いに進めます。
使い方
- 議事録タブで「下書きを共有」を押します。議事録の下書きを添えた状態で配信の画面が開くので、送る役員を確かめて配信します。
- 役員のLINEに「下書きを見る」のカードが届きます。開くと下書きを読むことができ、画面下の「コメントを送る」から気になる点を送れます。
- コメントをもとに下書きを直したら、「署名人を選ぶ」から議長と署名人2名に署名のお願いを送ります。署名もLINEで完結します（電磁的方法に対応した管理規約が必要です）。
10月度 臨時理事会 議事録
議事録の下書きです。気になる点があれば、画面下のボタンからコメントを送れます。
第2号議案 駐輪場の放置自転車の処分の件
防災担当理事より、警告の札を付けた18台のうち3台は持ち主が判明して引き取られ、残る15台は申し出がなかった旨の報告があった。…
その他 軽微な改善
- 選んだ相手だけに送るお知らせ：特定の住戸や役員を選んでお知らせを送れるようになりました。
- 紙で届ける分の印刷と配布リスト：紙でお届けする住戸の分をまとめて印刷でき、配布の確認に使うリストも作れます。
- LINEだけで参加する役員：パソコンを使わない役員もLINEを連携するだけで日程調整・事前の賛否・議事録の署名に参加できます。
- 理事会プランでもAIをお試しいただけます：AIは管理組合プランの機能ですが、理事会プランの組合にもお試しの回数（無料クレジット）をお渡しできるようになりました。ご希望の方はお問い合わせください。
「議事録に仕上げる」と下書きの共有・LINEでの署名は無料の理事会プランでお使いいただけます。「AIでメモを整える」と「AIで一括校正」は管理組合プランの機能です。
今後の予定
マンションの運営に欠かせない次の機能を順次提供していきます。
- 共用施設の予約をLINEで受付：ゲストルーム・パーティールーム・来客用の駐車場など
- 駐車場の契約と空き待ちの管理
- 総会・理事会の出席者の本人確認
- 長期修繕計画の見える化
- 管理費の入金と滞納の管理
- 共用施設の支払いを電子決済に：マンション内のカフェなど
処分の費用（16,500円）も議事録に書いておいた方がよいと思います。